Datum/redigeringsdatum 21.2.2023
1. Personuppgiftsansvarig
Krishanteringscentret CMC Finland
Kontaktuppgifter:
Bangårdsvägen 9, 6:e våningen
00520 Helsingfors
tfn 0295 480 171 (Inrikesministeriets växel)
2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Ledande sakkunnig
Jari Mustonen
tfn 0295 453 695
jari.mustonen(at)cmcfinland.fi
Inrikesministeriets dataskyddsombud:
Mikko Levämäki
tfn 0295 488 351
tietosuojavastaava.sm(at)govsec.fi
3. Registrets namn
Expertregister för civil krishantering
4. Syftet med behandlingen av personuppgifter/registrets användningsändamål
De införda uppgifterna får användas för rekrytering av experter för krishanteringsuppdrag, arbetsgivarens personaladministration, utbildnings- och övningsverksamhet samt för underhåll av uppgifter om anställningsförhållanden, operationsinformation och lägesbilder.
CMC Finland kan använda uppgifterna för forskning som syftar till att utveckla centrets lagstadgade kärnfunktioner och internationella krishantering.
Expertregistret är avsett för lagring av uppgifter om experter som har utbildats av Krishanteringscentret och som rekryterats för uppdrag inom civil krishantering, i enlighet med gällande lag. (Lagen om civilpersoners deltagande i krishantering 1287/2004, 3 kap.).
5. Registrets datainnehåll
Expertregistret innehåller personuppgifter, utbildningsuppgifter och arbetserfarenhetsuppgifter om experten. Registret innehåller också uppgifter om expertens beredskap och anställningsförhållande.
De uppgifter som sparas i expertregistret är:
• Namn, personbeteckning eller födelsedatum, medborgarskap och modersmål, körkortsklasser och kontouppgifter
• Kontaktuppgifter: Hemadress, e-postadresser (Eget, arbete, operation), telefonnummer (Eget, arbete, CMC telefon, satellit)
• Närmaste anhörigs namn och telefonnummer
• Uppgifter som gäller anställningsförhållandet och nomineringen till krishanteringsuppdraget
• Uppgifter och bilagor som hänför sig till ersättningar som betalas enligt lag, löner och ersättningar på grund av gällande förhållanden
• Utbildningshistorik och kompetens
• Uppgifter om arbetserfarenhet (bakgrundsarbetsgivare)
• Datum för genomförande av serviceflygningar
• Frånvaro
• Prestationer för förberedelser inför avfärd och återkomst för HR-personalens minneslista.
• Tillstånd att lämna ut uppgifter:
o Tillstånd att lämna ut kontaktuppgifter för utbildnings- och forskningsändamål
o Tillstånd att lämna ut kontaktuppgifter för användning av medier
6. Regelmässiga informationskällor
Alla personuppgifter som registreras i registret fås av personen själv när hen deltar i utbildningar eller övningar inom krishantering eller när personen i fråga är kandidat för expertuppgifter. Personen fyller i en blankett för personuppgifter när hen söker till verksamheten.
Utbildningsexperter, personalexperter och personalassistenter upprätthåller och uppdaterar uppgifterna i registret. De uppgifter som ska uppdateras i registret lämnas personligen av experten själv eller så fås de i samband med en myndighetsåtgärd som gäller experten.
7. Regelmässigt utlämnande och översändande av uppgifter till stater utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Enskilda enstaka nödvändiga uppgifter i expertregistret kan lämnas ut för rekrytering av experten i fråga, även med hjälp av teknisk anslutning, till en internationell organisation eller till den som genomför krishanteringsoperationen. Den som begär uppgifter ska lägga fram en redogörelse för att uppgifterna skyddas på behörigt sätt innan uppgifterna lämnas ut.
Uppgifterna i registret lagras fysiskt i datacentraler inom EU-området. Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.
8. Mottagare av uppgifterna
Uppgifter i registret tas emot av Sympa Oy, Finland, som är personuppgiftsbiträde samt tjänsteleverantör och administratör för Krishanteringscentrets expertregister.
Ett begränsat antal medlemmar i tjänsteleverantörens team för serviceleverans, underhåll, säkerhet och service har tillgång till lagrade data i den utsträckning det är nödvändigt för att systemet ska fungera och för att tjänsten ska kunna underhållas. De anställda genomgår en säkerhetsutredning.
Tjänsteleverantören har ISO 9001-certifikat för kvalitetskontroll och ISO 27001-certifikat för informationssäkerhet.
Nödvändiga uppgifter i expertregistret kan, även med hjälp av teknisk anslutning, i rekryterings-, utbildnings- och forskningssyfte lämnas ut till utrikesministeriet, inrikesministeriet, Europeiska unionen, internationella organisationer eller andra verkställare av operationer.
9. Principer för skyddet av registret
Användarna har ett personligt användarnamn och lösenord. Användarna har endast behörighet till den del av registret som de behöver. Data i registret krypteras med stark kryptering. Vi tar dagliga säkerhetskopior av kunddata och fullständiga säkerhetskopior en gång i veckan.
I övrigt tillämpas på sekretess och utlämnande av uppgifter lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), EU:s dataskyddsförordning (2016/679) och dataskyddslagen (1050/2018).
10. Förvaringstid för uppgifter
Uppgifterna förvaras i registret enligt lagen i tio år räknat från tidpunkten då senaste anställningsförhållande, utbildning eller övning upphörde, om inte personen har begärt att uppgifterna om honom eller henne ska utplånas tidigare.
(Lagen om civilpersoners deltagande i krishantering 1287/2004, 20 §)
För dem som endast har nominerats för en uppgift, men inte har varit i ett anställningsförhållande, en utbildning eller övning under tio år, förvaras uppgifterna 12 månader efter det att den som genomför operationen har meddelat att ansökningsprocessen har avslutats.
11. Rätt till insyn
Personen har rätt att granska de uppgifter som införts i personregistret. Rätten till insyn är förenlig med gällande lagstiftning.
Begäran kan skickas per e-post till hr(at)cmcfinland.fi eller per post till Krishanteringscentret, PB 1325, 00521 Helsingfors.
Ytterligare information om att skicka en begäran om insyn:
När du vill granska dina uppgifter | Dataombudsmannens byrå
12. Rätt att kräva rättelse av en uppgift
Den registrerade personen har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige rättar till felaktiga uppgifter om den registrerade.
Begäran om rättelse av uppgifter kan skickas per e-post till hr(at)cmcfinland.fi eller per post till Krishanteringscentret, PB 1325, 00521 Helsingfors.
Ytterligare information om att skicka en begäran om rättelse:
När du vill rätta dina uppgifter | Dataombudsmannens byrå
