Päiväys / muokkauspäivämäärä 03.06.2022
Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava Mikko Levämäki
tietosuojavastaava.sm@govsec.fi
Rekisterinpitäjä
Kriisinhallintakeskus CMC Finland
Yhteystiedot:
Ratapihantie 9, 6 kerros
00520 Helsinki
puh. 0295 480 171 (Sisäministeriön vaihde)
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Johtava asiantuntija
Jari Mustonen
puh. 0295 453 695
jari.mustonen(at)cmcfinland.fi
Rekisterin nimi
Asiantuntijarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Tallennettuja tietoja voidaan käyttää asiantuntijan rekrytoimiseen kriisinhallinnan tehtäviin, työnantajan henkilöstöhallintoon, koulutus- ja harjoitustoimintaan sekä palvelussuhdetietojen, operaatiotiedon ja tilannekuvan ylläpitämiseen.
CMC Finland voi käyttää tietoja tutkimustyöhön, jonka tarkoituksena on keskuksen lakisääteisten ydintoimintojen, koulutukseen sekä asiantuntijoiden rekrytointiin ja kotiutumiseen liittyvien toimintojen tukeminen ja kehittäminen.
Asiantuntijarekisteri on tarkoitettu Kriisinhallintakeskuksen kouluttamien sekä siviilikriisinhallintatehtäviin rekrytoitujen asiantuntijoiden tietojen tallentamiseen, voimassa olevan lain mukaisesti. (Laki siviilihenkilöiden osallistumisesta kriisinhallintaan 1287/2004, 3. luku).
Rekisterin tietosisältö
Asiantuntijarekisteri sisältää asiantuntijan henkilö-, koulutus- ja työkokemustietoja. Rekisteri sisältää myös asiantuntijan valmiuteen ja palvelussuhteeseen liittyviä tietoja.
Asiantuntijarekisterissä säilytettävät tiedot ovat:
- Nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, kansalaisuus ja äidinkieli, ajokorttiluokat ja tilitiedot
- Yhteystiedot: Kotiosoite, sähköpostiosoitteet (Oma, työ, operaatio), puhelinnumerot (Oma, työ, CMC puhelin, satelliitti)
- Lähiomaisen nimi ja puhelinnumerot
- Palvelussuhteeseen liittyvät tiedot
- Lain mukaisesti maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot ja liitteet, palkat ja olosuhdekorvaukset
- Koulutushistoria tiedot ja osaaminen
- Työkokemustiedot (taustatyönantaja)
- Huoltolentojen suorituspäivät
- Poissaolot
- Lähtö ja -paluuvalmistelujen suoritukset HR-henkilöstön muistilistaksi.
Luvat tietojen luovuttamiseen:
- yhteystietojen luovutuslupa koulutus- ja tutkimuskäyttöön
- yhteystietojen luovutuslupa median käyttöön
Säännönmukaiset tietolähteet
Kaikki rekisteriin tallennettavat henkilötiedot saadaan henkilön itsensä toimittamina hänen osallistuessa kriisinhallinnan koulutuksiin tai harjoituksiin tai henkilön ollessa ehdolla asiantuntijatehtäviin. Henkilö täyttää toimintaan hakeutuessaan henkilötietolomakkeen.
Koulutusasiantuntijat, henkilöstöasiantuntijat ja henkilöstöassistentit ylläpitävät ja päivittävät rekisterin tietoja. Rekisteriin päivitettävän tiedon asiantuntija toimittaa henkilökohtaisesti itse tai ne saadaan asiantuntijaa koskevan viranomaistoimenpiteen yhteydessä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Asiantuntijarekisterissä olevia yksittäisiä tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa asianosaisen asiantuntijan rekrytointitarkoituksessa, myös teknisen käyttöyhteyden avulla, kansainväliselle järjestölle tai kriisinhallintaoperaation toimeenpanijalle. Tietoja pyytävän on esitettävä selvitys tietojen asianmukaisesta suojauksesta ennen tietojen luovuttamista.
Rekisterin tiedot varastoidaan fyysisesti EU-alueen sisäpuolella oleviin datakeskuksiin. Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen vastaanottajat
Rekisterin tietoja vastaanottaa henkilötietojen käsittelijänä toimiva Sympa Oy, Suomi, joka on kriisinhallintakeskuksen asiantuntijarekisterin palveluntarjoaja ja ylläpitäjä.
Rajatulla joukolla palveluntarjoajan palveluntoimitus-, ylläpito-, turvallisuus- ja palvelutiimien jäseniä on pääsy tallennettuun dataan siinä määrin kuin se on välttämätöntä järjestelmän toimivuuden ja palvelun ylläpidon kannalta. Työntekijöille tehdään turvallisuusselvitys.
Palveluntarjoajalla on laadunvalvonta – ISO9001-sertifikaatti sekä tietoturvajärjestelmät – ISO27001-sertifikaatti.
Asiantuntijarekisterissä olevia yksittäisiä tarpeellisia tietoja voidaan myös luovuttaa asianosaisen asiantuntijan rekrytointitarkoituksessa, myös teknisen käyttöyhteyden avulla, sisäministeriölle, ulkoministeriölle, Euroopan unionille.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjillä on käyttöoikeus vain siihen osaan rekisteriä, jota hän tarvitsee. Tieto rekisterissä salataan vahvalla salauksella. Asiakasdatasta otetaan päivittäiset varmuuskopiot sekä kerran viikossa täydelliset varmuuskopiot.
Muilta osin tietojen salassapitoon ja luovuttamiseen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999) sekä henkilötietojen käsittelyyn henkilötietolakia (523/1999).
Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään lain mukaisesti rekisterissä kymmenen vuoden ajan henkilön viimeisen palvelussuhteen, koulutuksen tai harjoituksen päättymisen jälkeen, jollei henkilö pyydä omien tietojensa poistamista aikaisemmin.
(Laki siviilihenkilöiden osallistumisesta kriisinhallintaan 1287/2004, luku 3, 20§)
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy tarkastamaan omat tietonsa.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä Kriisinhallintakeskuksen verkkosivuille tallennetulla tarkastuspyyntölomakkeella, joka tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen hr(at)cmcfinland.fi, tai postitse osoitteeseen Kriisinhallintakeskus, PL 1325, 00521 Helsinki.
Tiedot luovutetaan vain henkilön käydessä henkilökohtaisesti toimipisteellä ja todistamalla henkilöllisyytensä.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyillä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.
Tietojen korjauspyyntö tulee osoittaa sähköpostitse osoitteeseen hr(at)cmcfinland.fi, tai postitse osoitteeseen Kriisinhallintakeskus, PL 1325, 00521 Helsinki.
Tiedot korjataan vain henkilön käydessä henkilökohtaisesti toimipisteellä ja todistamalla henkilöllisyytensä.
