Päiväys / muokkauspäivämäärä 13.9.2024
1. Rekisterinpitäjä
Kriisinhallintakeskus CMC Finland
Yhteystiedot:
Ratapihantie 9, 6 kerros
00520 Helsinki
puh. 0295 480 171 (Sisäministeriön vaihde)
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Johtava asiantuntija
Katriina Lilloiva
puh. 0295 480 171
tietosuoja(at)cmcfinland.fi
Sisäministeriön tietosuojavastaava:
Mikko Levämäki
puh. 0295 488 351
tietosuojavastaava.sm(at)govsec.fi
3. Rekisterin nimi
Siviilikriisinhallinnan asiantuntijarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Tallennettuja tietoja voidaan käyttää asiantuntijan rekrytoimiseen kriisinhallinnan tehtäviin, työnantajan henkilöstöhallintoon, koulutus- ja harjoitustoimintaan sekä palvelussuhdetietojen, operaatiotiedon ja tilannekuvan ylläpitämiseen.
CMC Finland voi käyttää tietoja tutkimustyöhön, jonka tarkoituksena on keskuksen lakisääteisten ydintoimintojen ja kansainvälisen kriisinhallinnan kehittäminen.
Asiantuntijarekisteri on tarkoitettu Kriisinhallintakeskuksen kouluttamien sekä siviilikriisinhallintatehtäviin rekrytoitujen asiantuntijoiden tietojen tallentamiseen, voimassa olevan lain mukaisesti. (Laki siviilihenkilöiden osallistumisesta kriisinhallintaan 1287/2004, 3. luku).
5. Rekisterin tietosisältö
Asiantuntijarekisteri sisältää asiantuntijan henkilö-, koulutus- ja työkokemustietoja. Rekisteri sisältää myös asiantuntijan valmiuteen ja palvelussuhteeseen liittyviä tietoja.
Asiantuntijarekisterissä säilytettävät tiedot ovat:
• Nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, kansalaisuus ja äidinkieli, ajokorttiluokat ja tilitiedot
• Yhteystiedot: Kotiosoite, sähköpostiosoitteet (Oma, työ, operaatio), puhelinnumerot (Oma, työ, CMC puhelin, satelliitti)
• Lähiomaisen nimi ja puhelinnumerot
• Palvelussuhteeseen ja kriisinhallintatehtävään ehdolle asettamiseen liittyvät tiedot
• Lain mukaisesti maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot ja liitteet, palkat ja olosuhdekorvaukset
• Koulutushistoriatiedot ja osaaminen
• Työkokemustiedot (taustatyönantaja)
• Huoltolentojen suorituspäivät
• Poissaolot
• Lähtö ja -paluuvalmistelujen suoritukset HR-henkilöstön muistilistaksi.
• Luvat tietojen luovuttamiseen:
o yhteystietojen luovutuslupa koulutus- ja tutkimuskäyttöön
o yhteystietojen luovutuslupa median käyttöön
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Kaikki rekisteriin tallennettavat henkilötiedot saadaan henkilön itsensä toimittamina hänen osallistuessaan kriisinhallinnan koulutuksiin tai harjoituksiin tai henkilön ollessa ehdolla asiantuntijatehtäviin. Henkilö täyttää toimintaan hakeutuessaan henkilötietolomakkeen.
Koulutusasiantuntijat, henkilöstöasiantuntijat ja henkilöstöassistentit ylläpitävät ja päivittävät rekisterin tietoja. Rekisteriin päivitettävän tiedon asiantuntija toimittaa henkilökohtaisesti itse tai ne saadaan asiantuntijaa koskevan viranomaistoimenpiteen yhteydessä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Asiantuntijarekisterissä olevia yksittäisiä tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa kyseisen asiantuntijan rekrytointitarkoituksessa, myös teknisen käyttöyhteyden avulla, kansainväliselle järjestölle tai kriisinhallintaoperaation toimeenpanijalle. Tietoja pyytävän on esitettävä selvitys tietojen asianmukaisesta suojauksesta ennen tietojen luovuttamista.
Rekisterin tiedot varastoidaan fyysisesti EU-alueen sisäpuolella oleviin datakeskuksiin. Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen vastaanottajat
Rekisterin tietoja vastaanottaa henkilötietojen käsittelijänä toimiva Sympa Oy, Suomi, joka on kriisinhallintakeskuksen asiantuntijarekisterin palveluntarjoaja ja ylläpitäjä.
Rajatulla joukolla palveluntarjoajan palveluntoimitus-, ylläpito-, turvallisuus- ja palvelutiimien jäseniä on pääsy tallennettuun dataan siinä määrin kuin se on välttämätöntä järjestelmän toimivuuden ja palvelun ylläpidon kannalta. Työntekijöille tehdään turvallisuusselvitys.
Palveluntarjoajalla on laadunvalvonta – ISO9001-sertifikaatti sekä tietoturvajärjestelmät – ISO27001-sertifikaatti.
Asiantuntijarekisterissä olevia tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa, myös teknisen käyttöyhteyden avulla, rekrytointi-, koulutus- ja tutkimustarkoituksessa ulkoministeriölle, sisäministeriölle, Euroopan unionille, kansainväliselle järjestölle tai muulle operaation toimeenpanijalle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjillä on käyttöoikeus vain siihen osaan rekisteriä, jota hän tarvitsee. Tieto rekisterissä salataan vahvalla salauksella. Asiakasdatasta otetaan päivittäiset varmuuskopiot sekä kerran viikossa täydelliset varmuuskopiot.
Muilta osin tietojen salassapitoon ja luovuttamiseen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), EU:n tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä tietosuojalakia (1050/2018).
10. Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään lain mukaisesti rekisterissä kymmenen vuoden ajan henkilön viimeisen palvelussuhteen, koulutuksen tai harjoituksen päättymisen jälkeen, jollei henkilö pyydä omien tietojensa poistamista aikaisemmin.
(Laki siviilihenkilöiden osallistumisesta kriisinhallintaan 1287/2004, 20 §)
Niiden osalta, jotka on ainoastaan asetettu ehdolle tehtävään, mutta eivät ole olleet palvelussuhteessa, koulutuksessa tai harjoituksessa kymmenen vuoden aikana, tietoja säilytetään 12 kuukautta sen jälkeen kun operaation toimeenpanija on ilmoittanut hakuprosessin päättymisestä.
11. Tarkastusoikeus
Henkilöllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tiedot. Tarkistusoikeus on voimassaolevan lainsäädännön mukainen.
Pyynnön voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen: hr(at)cmcfinland.fi tai postitse osoitteeseen Kriisinhallintakeskus, PL 1325, 00521 Helsinki.
Lisätietoja tarkistuspyynnön lähettämisestä:
Kun haluat tarkastaa tietosi | Tietosuojavaltuutetun toimisto
12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot.
Tietojen korjauspyynnön voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen hr(at)cmcfinland.fi, tai postitse osoitteeseen Kriisinhallintakeskus, PL 1325, 00521 Helsinki.
Lisätietoja oikaisupyynnön lähettämisestä:
Kun haluat oikaista tietojasi | Tietosuojavaltuutetun toimisto
